Suonenjoen Taideseura ry:n tietosuojaseloste 29.11.2023
-
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö: Suonenjoen Taideseura ry
Y-tunnus 1087407-8
Verkko-osoite: https://suonenjoentaideseura.fi
Suonenjoen Taideseura ry:n hallitus on päättänyt 17.9.2018, että jäsenrekisteriä ylläpitää hallituksen jäsen Anja Jääskeläinen, puh. 040 587 2189.
Rekisterinpitäjät valitaan toistaiseksi voimassa olevaksi ajaksi.
- YLEISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄYTÖSTÄ
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan toukokuussa 2016 voimaan astunutta
ja 25.5.2018 alkaen kansallisesti sovellettavaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on perusteltua, sivuston käyttöön, lakisääteisiin velvoitteisiin tai henkilön suostumukseen perustuen.
- MITÄ TIETOJA REKISTERÖIDÄÄN:
Jäsenhakemukset ja jäsenrekisteri: Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Rekisteröidyn henkilön antaman suostumuksen tai jäsenhakemusten perusteella jäsenrekisteriin merkitään jäsenen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä jäseneksi liittymisen vuosi.
Jäsenluettelo seuran verkkosivuilla:
Seuran verkkosivuilla (https://suonenjoentaideseura.fi) on suostumuksensa antaneiden jäsenten nimet ja jäseniltä saadut linkit heidän omille some-kanaville.
SuTaSen taidevuokraamon sopimusrekisteri:
Suonenjoen Taideseura ry:n ylläpitämän SuTaSen taidevuokraamon jäsenten täyttämät vuokraussopimuslomakkeet rekisteröidään sähköiseen arkistoon jäsenten nimien mukaan. Suonenjoen kaupunki säilyttää omien tietosuoja-ohjeidensa mukaisesti alkuperäisiä paperisia sopimuksia.
- Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:
Jäsenhakemuksia, jäsenrekisteriä, sähköpostiluetteloa arkistoidaan Suonenjoen Taideseura ry:n jäsenistä. Lisäksi jäsenistä on olemassa viiteluettelo, jossa on jokaiselle henkilökohtainen viite jäsenmaksun maksua varten.
Jäsenrekisterin tarkoituksena on jäsenkirjeiden ja taidenäyttelykutsujen lähettäminen, seuran toiminnasta ja tapahtumista tiedottaminen sekä jäsenmaksujen laskutus ja seuranta.
Näyttelyluettelo tehdään taidenäyttelyiden yhteydessä. Näyttelytilassa esillä olevassa luettelossa on esillä olevan taideteoksen tekijän nimi ja teostiedot ja mahdollinen myyntihinta. Tiedot kerätään teosluetteloista, jonka teosten tekijä täyttää tarjotessaan taideteoksia näyttelyyn.
Teosluettelossa on luettelo tarjottavista töistä sekä näyttelyn nimi, tekijän osoite, puhelinnumero, sähköposti. Teosluettelossa on kohta, missä tekijä voi halutessaan suostua siihen, että hänen yhteystiedot voidaan luovuttaa näyttelyn valvojalle ja edelleen mahdollisille taiteen ostajille. Näitä henkilötietoja voidaan käyttää myös jäsenrekisterin päivityksessä, mutta teosluettelolomakkeet hävitetään tietoturvallisesti näyttelyn päätyttyä.
SuTaSen taidevuokraamon jäsenen itsensä allekirjoittamat vuokraus-sopimuslomakkeet mahdollistavat taidevuokraustoiminnan Suonenjoen Kellarikallerian taidevuokraamotilassa.
- Henkilötietojen luovuttaminen:
Henkilötietoja ei luovuteta ilman asianomaisen suostumusta kolmannelle osapuolelle. Seuran sisällä jäsenpostit lähetetään piilokopioina, jolloin jäsenten sähköpostit eivät tule muille näkyviin.
- Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisia henkilötietorekistereitä säilytetään ja muokataan rekisterinpitäjän (yksityishenkilön) tietosuojatulla tietokoneella salasanojen takana jaettuna vain hallituksen sovittujen jäsenten kesken. Paperiset henkilörekisterit säilytetään seuran lukitussa varastossa. Salassapitovelvollisuus säilyy hallituksen tehtävän loppumisen jälkeen.
Kaikki henkilötiedot pyritään suojaamaan asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä nykyisten turva- ja suojaus-määräysten edellyttämällä tavalla. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.
- Rekisteritietojen säilytysaika:
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä toistaiseksi ja sen ajan kun se on seuran toiminnan kannalta tarpeellista. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia rekisteritietoja säilytetään kunkin vuoden listauksina seuran pöytäkirjojen ja muiden asiapapereiden mukana sähköisessä muodossa salasanojen takana sekä paperisena seuran lukollisessa varastossa vuodesta 2019 alkaen. Aikaisemmat rekisterit ja listat voivat olla paperisina versioina seuran arkistoissa historiikkia tai muuta tutkimusta varten. Aikaisemmissa rekistereissä on lisäksi jäsenten syntymäaikoja.
- Rekisteritietojen profilointi ja seuran erityispiirteet:
Rekisteritietojen perusteella seuran jäsenille voidaan ehdottaa seuran ylläpitämässä verkkogalleriassa esittäytymistä tai ikkunanäyttelyyn osallistumista, tai muuta huomionosoitusta. Jäsentietojen perusteella voidaan ehdottaa osallistujia erilaisiin seuran yhteistyöprojekteihin tai hankkeisiin.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä 2018 alkaen rekisteriin kirjatut tiedot ja hän voi halutessaan pyytää poistamaan tai oikaisemaan hänestä rekisteröidyt tiedot.
- Yhteydenotto tietosuoja-asioissa
Omat tiedot voi tarkastaa lähettämällä sähköpostia seuran sähköpostiin, sutase@suonenjoentaideseura.fi tai ottamalla yhteyttä jäsenrekisterin pitäjään
Anja Jääskeläiseen puh. 040 587 2189.
